Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được phép sử dụng nhiều con dấu không? Hồ sơ đăng ký thêm con dấu của văn phòng đại diện bao gồm những tài liệu gì?

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được phép sử dụng nhiều con dấu nếu có nhu cầu, theo nguyên tắc tổ chức tự quyết định về con dấu của mình. Việc đăng ký, quản lý và sử dụng con dấu thực hiện theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu. Lưu ý: các quy định về tổ chức công an cấp huyện trong văn bản cũ cần được hiểu theo mô hình tổ chức mới từ ngày 01/7/2025 (chính quyền địa phương hai cấp, không còn cấp huyện).

1. Văn phòng đại diện có được dùng nhiều con dấu không?

Được. Pháp luật hiện hành cho phép cơ quan, tổ chức, bao gồm văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, tự quyết định số lượng, hình thức và nội dung con dấu phù hợp với nhu cầu sử dụng, miễn là việc quản lý, sử dụng con dấu tuân thủ đúng quy định của Nghị định 99/2016/NĐ-CP. Khi có nhu cầu sử dụng thêm con dấu (con dấu thứ hai, thứ ba…), văn phòng đại diện thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu bổ sung theo quy định. Lưu ý: theo Nghị quyết 22/2026/NQ-CP ngày 29/4/2026 của Chính phủ và Quyết định 2709/QĐ-BCA ngày 15/5/2026 của Bộ Công an, thủ tục hành chính riêng về “đăng ký thêm con dấu” (Điều 16 Nghị định 99/2016/NĐ-CP) đã bị bãi bỏ; việc đăng ký mẫu con dấu — bao gồm con dấu bổ sung — thực hiện theo thủ tục đăng ký mẫu con dấu chung.

2. Hồ sơ đăng ký con dấu bổ sung gồm những gì?

Do thủ tục hành chính riêng “đăng ký thêm con dấu” đã bị bãi bỏ (xem mục 1), văn phòng đại diện nộp hồ sơ đăng ký mẫu con dấu theo thủ tục chung cho con dấu bổ sung. Về thành phần hồ sơ, đối chiếu quy định tại Điều 16 Nghị định 99/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 10 Điều 2 Nghị định 58/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 15/3/2026): đối với tổ chức kinh tế, hồ sơ chỉ gồm văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu (Mẫu số 03 tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 58/2026/NĐ-CP). Không còn yêu cầu bản sao Giấy phép thành lập, giấy tờ của người đứng đầu hay mẫu dấu vật lý như trước đây. Hồ sơ được nộp tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an cấp tỉnh — cơ quan có thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu đối với tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao theo Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 58/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 15/3/2026); có thể nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc qua ứng dụng VNeID.

3. Cơ quan tiếp nhận và thời hạn giải quyết

Cơ quan công an có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu cho mẫu con dấu mới trong thời hạn theo quy định. Văn phòng đại diện chỉ được đưa con dấu mới vào sử dụng sau khi được cấp giấy chứng nhận. Mọi con dấu đang sử dụng đều phải được quản lý chặt chẽ; khi thay đổi, hủy bỏ mẫu con dấu phải thực hiện thủ tục theo quy định và nộp lại con dấu cũ (nếu có).

Lưu ý khi áp dụng quy định pháp luật hiện hành

Nội dung bài viết được trình bày theo hướng tham khảo, giúp người đọc hiểu vấn đề pháp lý ở mức tổng quan. Thủ tục đăng ký con dấu gắn với tổ chức bộ máy công an hiện hành tại từng địa phương. Trường hợp cần thực hiện thủ tục đăng ký thêm con dấu cho văn phòng đại diện, Quý khách nên liên hệ luật sư của ANT Legal qua số 0966.475.966 để được kiểm tra và tư vấn trước khi thực hiện.

Rủi ro thường gặp cần lưu ý

– Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu với cơ quan có thẩm quyền.
– Nộp hồ sơ tới cơ quan công an cấp huyện (không còn tồn tại).
– Trích dẫn văn bản cũ mà không đối chiếu với tổ chức bộ máy hiện hành.
– Quản lý lỏng lẻo dẫn đến con dấu bị lạm dụng.

ANT Legal có thể hỗ trợ gì?

ANT Legal hỗ trợ tư vấn và đại diện thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu (bao gồm con dấu bổ sung) cho văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài. Để được tư vấn nhanh, Quý khách có thể liên hệ luật sư qua số 0966.475.966.

Bài viết liên quan

Điều kiện cấp giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm
Khi bị ngược đãi thì người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không cần báo trước?
tư vấn pháp lý doanh nghiệp