Hướng dẫn thay đổi người đại diện theo pháp luật

Trả lời ngắn gọn: Doanh nghiệp tư nhân do một cá nhân làm chủ và chủ doanh nghiệp tư nhân đồng thời là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Do đó, “thay đổi người đại diện theo pháp luật” của doanh nghiệp tư nhân thực chất là thủ tục đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân (thường gắn với việc chuyển nhượng/bán doanh nghiệp tư nhân), thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính. Hồ sơ gồm: thông báo thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân, hợp đồng mua bán/chuyển nhượng và giấy tờ pháp lý của chủ mới. Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Cơ sở pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15, hiệu lực từ ngày 01/7/2025);
• Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (thay thế Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/7/2025).

Đặc thù của doanh nghiệp tư nhân

• Doanh nghiệp tư nhân do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp;
• Chủ doanh nghiệp tư nhân đồng thời là người đại diện theo pháp luật — không thể tách rời như ở công ty TNHH hay công ty cổ phần;
• Chủ doanh nghiệp tư nhân có thể trực tiếp hoặc thuê người khác làm Giám đốc để quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; người được thuê làm Giám đốc không trở thành người đại diện theo pháp luật;
• Chủ doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh, thành viên hợp danh của công ty hợp danh.

Các trường hợp “thay đổi người đại diện” của doanh nghiệp tư nhân

1. Thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân (chuyển nhượng/bán doanh nghiệp)

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Chủ cũ và chủ mới ký hợp đồng mua bán/chuyển nhượng doanh nghiệp tư nhân; sau chuyển nhượng, chủ mới trở thành người đại diện theo pháp luật.

Hồ sơ đăng ký thay đổi:

• Thông báo thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân theo mẫu quy định hiện hành;
• Bản sao hợp đồng mua bán/chuyển nhượng doanh nghiệp tư nhân hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc chuyển nhượng;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của chủ doanh nghiệp tư nhân mới (thẻ căn cước/hộ chiếu);
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).

2. Thay đổi thông tin của chủ doanh nghiệp hiện tại

Trường hợp chỉ thay đổi thông tin cá nhân của chủ doanh nghiệp (họ tên sau khi đổi tên, số giấy tờ pháp lý), thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với giấy tờ chứng minh sự thay đổi.

Trình tự thực hiện

Bước 1. Hoàn tất việc chuyển nhượng

Các bên ký hợp đồng mua bán/chuyển nhượng doanh nghiệp tư nhân; hoàn tất thanh toán và bàn giao tài sản, sổ sách; chủ mới chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp phát sinh (trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác và thông báo cho chủ nợ).

Bước 2. Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, nộp 01 bộ hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính — trực tiếp hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).

Bước 3. Nhận kết quả

Phòng Đăng ký kinh doanh giải quyết trong 03 ngày làm việc; cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận chủ doanh nghiệp mới (đồng thời là người đại diện theo pháp luật mới) và công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Nghĩa vụ thuế khi chuyển nhượng doanh nghiệp tư nhân

• Thu nhập từ chuyển nhượng doanh nghiệp tư nhân của cá nhân chịu thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật về thuế;
• Doanh nghiệp tiếp tục thực hiện nghĩa vụ thuế bình thường; trường hợp có thay đổi thông tin đăng ký thuế thì cập nhật với cơ quan thuế theo quy định.

Những việc cần làm sau khi đổi chủ doanh nghiệp

• Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp mới;
• Cập nhật thông tin chủ doanh nghiệp/người đại diện trên tài khoản ngân hàng, chữ ký số, hóa đơn điện tử;
• Thông báo cho đối tác, khách hàng, chủ nợ về việc thay đổi chủ doanh nghiệp;
• Cập nhật với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội và các giấy phép con (nếu có).

Câu hỏi thường gặp

Thuê Giám đốc có làm thay đổi người đại diện theo pháp luật không?

Không. Người được thuê làm Giám đốc chỉ quản lý, điều hành theo ủy quyền; chủ doanh nghiệp tư nhân vẫn là người đại diện theo pháp luật và chịu trách nhiệm vô hạn.

Chủ doanh nghiệp tư nhân có thể là người đại diện của công ty khác không?

Chủ doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh hoặc thành viên hợp danh; việc làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp khác cần đánh giá theo Điều lệ và quy định pháp luật liên quan.

Lưu ý khi áp dụng quy định pháp luật hiện hành

Nội dung bài viết thuộc nhóm kiến thức doanh nghiệp và được trình bày theo hướng tham khảo, giúp người đọc hiểu vấn đề pháp lý ở mức tổng quan trước khi chuẩn bị hồ sơ. Quy định pháp luật có thể thay đổi theo thời điểm và tình huống cụ thể của từng doanh nghiệp. Trường hợp cần xác định chính xác thủ tục áp dụng, Quý khách nên liên hệ luật sư của ANT Legal qua số 0966.475.966 để được kiểm tra và tư vấn trước khi thực hiện.

Rủi ro thường gặp cần lưu ý

• Nhầm lẫn giữa thuê Giám đốc và thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Sử dụng mẫu thông báo theo Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT đã hết hiệu lực.
• Chưa hoàn tất nghĩa vụ thuế từ chuyển nhượng doanh nghiệp tư nhân.

ANT Legal có thể hỗ trợ gì?

ANT Legal hỗ trợ tư vấn chuyển nhượng doanh nghiệp tư nhân, soạn thảo hợp đồng và hồ sơ đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp, thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh và rà soát nghĩa vụ thuế liên quan. Để được tư vấn nhanh, Quý khách có thể liên hệ luật sư qua số 0966.475.966.

Bài viết liên quan

• Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân tại Việt Nam
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 1 thành viên
• Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 2 thành viên trở lên
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần
• Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp