Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trả lời ngắn gọn: Thương nhân nước ngoài được thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam để xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường — không được trực tiếp kinh doanh sinh lời. Giấy phép thành lập văn phòng đại diện do Sở Công Thương cấp (không phải Phòng Đăng ký kinh doanh). Điều kiện: thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh hợp pháp tại nước sở tại; đã hoạt động ít nhất 01 năm; nội dung hoạt động phù hợp cam kết quốc tế của Việt Nam. Thời hạn giấy phép 05 năm, được gia hạn. Căn cứ: Luật Thương mại 2005; Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Cơ sở pháp lý

• Luật Thương mại 2005 — Điều 16–23 (văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam);
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Điều kiện cấp giấy phép

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ chưa tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên: phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

Hồ sơ xin cấp giấy phép

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo mẫu;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng);
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao hộ chiếu/căn cước của người đứng đầu (hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng nếu là người nước ngoài);
• Bản sao hợp đồng thuê địa điểm đặt văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình tài chính năm gần nhất.

Trình tự thực hiện

Bước 1. Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Nộp 01 bộ hồ sơ tại Sở Công Thương tỉnh/thành phố nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện — trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến.

Bước 2. Thẩm định

Sở Công Thương thẩm định; trường hợp cần xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành thì thực hiện lấy ý kiến.

Bước 3. Nhận giấy phép

Thời hạn giải quyết theo quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP đối với hồ sơ hợp lệ; nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện (thời hạn 05 năm).

Bước 4. Sau cấp phép

Khắc dấu (nếu có nhu cầu); mở tài khoản; đăng ký lao động, thuế TNCN, bảo hiểm xã hội cho nhân sự; báo cáo hoạt động hằng năm cho Sở Công Thương.

Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài được/không được làm gì?

• Được: xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đối tác; đại diện theo ủy quyền của thương nhân nước ngoài;
• Không được: trực tiếp kinh doanh, ký hợp đồng mua bán sinh lời, xuất hóa đơn; cho thuê lại văn phòng đại diện;
• Người đứng đầu và nhân sự nước ngoài phải có giấy phép lao động (trừ trường hợp được miễn) và cư trú hợp pháp.

Gia hạn, điều chỉnh, chấm dứt giấy phép

• Gia hạn: nộp hồ sơ gia hạn trước khi giấy phép hết hạn; mỗi lần gia hạn 05 năm;
• Điều chỉnh: thay đổi tên, địa chỉ, người đứng đầu, nội dung hoạt động… phải làm thủ tục điều chỉnh giấy phép;
• Chấm dứt: thương nhân nước ngoài quyết định chấm dứt; hoàn thành nghĩa vụ thuế, nợ; thông báo cho Sở Công Thương.

Câu hỏi thường gặp

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có phải nộp thuế không?

Không phát sinh thuế GTGT, thuế TNDN từ hoạt động kinh doanh (vì không kinh doanh); nhưng phải kê khai, nộp thuế TNCN cho người lao động và thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm xã hội.

Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là người Việt Nam không?

Được. Người đứng đầu có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài; người nước ngoài cần giấy phép lao động và cư trú hợp pháp.

Muốn kinh doanh tại Việt Nam thì mở văn phòng đại diện có đủ không?

Không đủ. Muốn trực tiếp kinh doanh, thương nhân nước ngoài phải thành lập chi nhánh (được kinh doanh trong phạm vi giấy phép) hoặc thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Lưu ý khi áp dụng quy định pháp luật hiện hành

Thủ tục văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài thuộc thẩm quyền Sở Công Thương (khác với văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam thuộc Phòng Đăng ký kinh doanh) — nhầm cơ quan là lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị chuyển lòng vòng. Liên hệ luật sư của ANT Legal qua số 0966.475.966 để được tư vấn, thực hiện thủ tục.

Rủi ro thường gặp cần lưu ý

• Nộp hồ sơ nhầm cơ quan (Phòng Đăng ký kinh doanh thay vì Sở Công Thương);
• Giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng;
• Văn phòng đại diện thực tế kinh doanh sinh lời;
• Không gia hạn giấy phép khi hết thời hạn 05 năm.

ANT Legal có thể hỗ trợ gì?

ANT Legal tư vấn điều kiện, soạn thảo hồ sơ và thực hiện thủ tục xin cấp, gia hạn, điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài; tư vấn tuân thủ thuế, lao động. Để được tư vấn nhanh, Quý khách có thể liên hệ luật sư qua số 0966.475.966.

Bài viết liên quan

• Thành lập công ty liên doanh với nước ngoài tại Việt Nam
• Thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam
• Trình tự, thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH một thành viên
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật Công ty TNHH 2 thành viên