Những tài liệu nào hợp tác xã phải lưu giữ theo quy định pháp luật?

Hợp tác xã phải lưu giữ những tài liệu nào? Không lưu giữ thì hợp tác xã có bị xử phạt hay không?

1. Hợp tác xã phải lưu giữ những tài liệu nào?

Theo quy định tại Điều 12 Luật Hợp tác xã 2023 (17/2023/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2024), hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã phải lưu trữ những tài liệu sau:

– Điều lệ và các quy chế của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; sổ đăng ký thành viên chính thức, thành viên liên kết góp vốn.

– Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; văn bằng bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm hàng hóa; giấy phép kinh doanh ngành, nghề có điều kiện và giấy tờ khác có liên quan.

– Tài liệu, giấy xác nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

– Giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên chính thức, thành viên liên kết góp vốn; biên bản, nghị quyết của hội nghị thành lập, Đại hội thành viên, Hội đồng quản trị; các quyết định của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

– Báo cáo tài chính, sổ kế toán, chứng từ kế toán và tài liệu kế toán khác.

– Kết luận của cơ quan thanh tra, kiểm tra, báo cáo kiểm toán (nếu có).

– Tài liệu khác theo quy định của Điều lệ.

Về thời hạn lưu trữ: Điều 12 Luật Hợp tác xã 2023 quy định hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã phải lưu trữ các tài liệu trên “theo quy định của pháp luật”; thời hạn lưu trữ cụ thể của từng loại tài liệu (ví dụ tài liệu kế toán) áp dụng theo pháp luật chuyên ngành có liên quan.

2. Không lưu giữ tài liệu theo quy định thì hợp tác xã có bị xử phạt hay không?

Mức xử phạt vi phạm hành chính đối với hợp tác xã không lưu giữ tài liệu theo quy định tại điểm d khoản 1, điểm c khoản 3 Điều 65 Nghị định 122/2021/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 288/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 21/7/2026) như sau:

Vi phạm về hoạt động của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã

1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Không tổ chức Đại hội thành viên thường niên của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính;

b) Không lập sổ đăng ký thành viên sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã hoặc sổ đăng ký thành viên không đầy đủ nội dung theo quy định;

c) Không cung cấp thông tin hoặc cung cấp thông tin không đầy đủ, không kịp, thời, không chính xác về hoạt động sản xuất, kinh doanh, tài chính, phân phối thu nhập và những nội dung khác theo quy định;

d) Không lưu giữ các tài liệu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định.

…

3. Biện pháp khắc phục hậu quả:

…

c) Buộc lưu trữ các tài liệu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm d khoản 1 Điều này;

…

Lưu ý cập nhật: từ ngày 21/7/2026, đoạn đầu khoản 1 Điều 65 Nghị định 122/2021/NĐ-CP (sửa đổi bởi Điều 6 Nghị định 288/2026/NĐ-CP) quy định mức phạt từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng (trước đây từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng).

Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 122/2021/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 288/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 21/7/2026) quy định về mức phạt tiền như sau:

Mức phạt tiền

…

2. Mức phạt tiền quy định tại Nghị định này là mức phạt áp dụng đối với tổ chức (trừ mức phạt quy định tại điểm c khoản 2 Điều 28; điểm a và điểm b khoản 2 Điều 38; Điều 62 và Điều 63 Nghị định này là mức phạt áp dụng đối với cá nhân). Đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính thì mức phạt tiền đối với cá nhân bằng 1/2 (một phần hai) mức phạt tiền đối với tổ chức.

…

Theo đó, hợp tác xã không lưu giữ tài liệu thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng và buộc lưu trữ các tài liệu theo quy định.

3. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hợp tác xã không lưu giữ tài liệu theo quy định là bao lâu?

Căn cứ Điều 5 Nghị định 122/2021/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 288/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 21/7/2026) quy định về thời hiệu và thời điểm xác định thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính như sau:

Thời hiệu và thời điểm xác định thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính

1. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với lĩnh vực đầu tư, đấu thầu, đăng ký doanh nghiệp là 01 năm; đối với lĩnh vực quy hoạch là 02 năm.

2. Các hành vi vi phạm hành chính quy định tại Điều 7; Điều 9; Điều 10; Điều 13; Điều 14; khoản 2 Điều 15; khoản 3 Điều 16; Điều 17; Điều 18; Điều 19; Điều 20; Điều 21; Điều 22; Điều 23; Điều 24; Điều 30; Điều 36; Điều 37; Điều 43; Điều 44; Điều 45; Điều 46; Điều 47; Điều 48; Điều 49; Điều 50; Điều 51; Điều 52; Điều 53; Điều 54; Điều 55; Điều 56; Điều 57; Điều 58; Điều 59; Điều 60; Điều 61; Điều 62; Điều 63; Điều 64; Điều 65; Điều 66; Điều 67; Điều 68, Điều 69; Điều 70; Điều 71 và Điều 72 của Nghị định này là hành vi vi phạm hành chính đang thực hiện.

Đối với hành vi vi phạm đang thực hiện thì thời hiệu được tính từ thời điểm phát hiện hành vi vi phạm. Trường hợp hành vi vi phạm đã kết thúc thì thời hiệu được tính từ thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm.

3. Các hành vi vi phạm hành chính quy định tại Nghị định này (trừ các hành vi vi phạm hành chính quy định tại khoản 2 Điều này, Điều 12 và Điều 25) là hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc.

Đối với hành vi vi phạm đã kết thúc thì thời hiệu được tính từ thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm.

Như vậy, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hợp tác xã không lưu giữ tài liệu theo quy định là 01 năm.