合作社须依法保存哪些文件？

合作社须依法保存哪些文件？合作社未保存文件会被处罚吗？

1. 合作社须保存哪些文件？

根据《2023年合作社法》（第17/2023/QH15号，2024年7月1日起生效）第12条的规定，合作社、合作社联合社须保存以下文件：

• 合作社、合作社联合社的章程和各项规章制度；正式成员、出资联系成员登记簿。
• 合作社登记证书；知识产权保护证书；产品商品质量登记证书；附条件经营行业、职业的经营许可证及其他相关文件。
• 合作社、合作社联合社的资产所有权、使用权文件和证明。
• 正式成员、出资联系成员的出资额证明书；成立会议、成员大会、理事会的会议纪要和决议；合作社、合作社联合社的各项决定。
• 财务报告、会计账簿、会计凭证及其他会计文件。
• 监察、检查机关的结论、审计报告（如有）。
• 章程规定的其他文件。

关于保存期限：《2023年合作社法》第12条规定，合作社、合作社联合社须”按法律规定”保存上述文件；各类文件（例如会计文件）的具体保存期限适用相关专门法律的规定。

2. 未按规定保存文件的合作社会被处罚吗？

根据第122/2021/NĐ-CP号法令经第288/2026/NĐ-CP号法令修改、补充（2026年7月21日起生效）第65条第1款d项、第3款c项的规定，对未保存文件的合作社的行政处罚如下：

违反合作社、合作社联合社活动的行为

1. 有下列行为之一的，处1000万越南盾至2000万越南盾罚款：

a) 未在会计年度结束后3个月内组织合作社、合作社联合社的成员年度大会；

b) 取得合作社登记证书后未建立成员登记簿，或成员登记簿内容不完整；

c) 未提供信息或提供关于生产经营、财务、收入分配及其他按规定内容的信息不完整、不及时、不准确；

d) 未按规定保存合作社、合作社联合社的文件。

……

3. 后果补救措施：

……

c) 对本条第1款d项规定的违反行为，强制按规定保存合作社、合作社联合社的文件；

……

根据第122/2021/NĐ-CP号法令经第288/2026/NĐ-CP号法令修改、补充（2026年7月21日起生效）第4条第2款关于罚款金额的规定如下：

罚款金额

……

2. 本法令规定的罚款金额为适用于组织的罚款金额（第28条第2款c项、第38条第2款a项和b项、本法令第62条和第63条规定的罚款金额为适用于个人的除外）。对同一行政违法行为，对个人的罚款金额为对组织的罚款金额的1/2（二分之一）。

……

据此，未保存文件的合作社可能被处以行政处罚，罚款金额为1000万越南盾至2000万越南盾，并被强制按规定保存文件。

3. 对未按规定保存文件的合作社的行政处罚时效是多长？

根据第122/2021/NĐ-CP号法令经第288/2026/NĐ-CP号法令修改、补充（2026年7月21日起生效）第5条关于行政处罚时效和确定时效时点的规定如下：

行政处罚时效和确定时效的时点

1. 投资、招标、企业登记领域的行政处罚时效为1年；规划领域为2年。

2. 本法令第7条、第9条、第10条、第13条、第14条、第15条第2款、第16条第3款、第17条、第18条、第19条、第20条、第21条、第22条、第23条、第24条、第30条、第36条、第37条、第43条、第44条、第45条、第46条、第47条、第48条、第49条、第50条、第51条、第52条、第53条、第54条、第55条、第56条、第57条、第58条、第59条、第60条、第61条、第62条、第63条、第64条、第65条、第66条、第67条、第68条、第69条、第70条、第71条和第72条规定的行政违法行为为正在实施的行政违法行为。

对正在实施的违法行为，时效自发现违法行为之时起计算。违法行为已终了的，时效自违法行为终了之时起计算。

3. 本法令规定的行政违法行为（本条第2款、第12条和第25条规定的行政违法行为除外）为已终了的行政违法行为。

对已终了的违法行为，时效自违法行为终了之时起计算。

据此，对未按规定保存文件的合作社的行政处罚时效为1年。