Các khoản nợ phải thu của hợp tác xã bao gồm những gì? Việc theo dõi hạch toán tạm ứng được thực hiện theo các quy định nào? Bài viết chia sẻ chi tiết các quy định xoay quanh về quản lý nợ phải thu, nợ phải trả đối với hợp tác xã theo quy định pháp luật hiện hành. 

CSPL: Điều 13, 14, 15, 16 Thông tư 83/2015/TT-BTC

1. Quản lý nợ phải thu

– Các khoản nợ phải thu trong hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã gồm:

+ Phải thu của thành viên, hợp tác xã thành viên: Là giá trị những sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bán, cung cấp cho thành viên, hợp tác xã thành viên, nhưng chưa được thanh toán.

+ Phải thu của khách hàng: Là giá trị những sản phẩm, dịch vụ hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã bán, cung cấp cho khách hàng, nhưng chưa được thanh toán.

+ Phải thu trong hoạt động tín dụng nội bộ: Là khoản cho vay nội bộ trong hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã (cả gốc và lãi).

+ Phải thu khác theo quy định của pháp luật.

– Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã phải mở sổ theo dõi chi tiết theo từng đối tượng nợ, theo nội dung nợ và từng lần thanh toán; thường xuyên phân loại các khoản nợ (nợ luân chuyển, nợ phải thu khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi), đôn đốc thu hồi nợ. Đối với các khoản nợ phải thu bằng hiện vật, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã cần phải theo dõi cả về hiện vật và giá trị để bảo toàn vốn khi giá cả có biến động.

Đối với khoản nợ phải thu của khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên, định kỳ phải kiểm tra đối chiếu số phải thu, số đã thu, số còn lại và xác nhận nợ với hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã bằng văn bản.

– Cuối kỳ kế toán năm, căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là nợ phải thu khó đòi, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã phải trích lập dự phòng đối với khoản nợ phải thu khó đòi theo quy định tại Thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 7/12/2009 của Bộ Tài chính, Thông tư số 89/2013/TT-BTC ngày 28/6/2013 sửa đổi, bổ sung Thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 7/12/2009 và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có).

– Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã định kỳ hoặc đột xuất đối chiếu các khoản công nợ phải thu trong các trường hợp: Khi khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm; khi thực hiện quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, phá sản; hoặc theo quy định của pháp luật. Thống kê nợ không thu hồi được, nợ quá hạn và xác định rõ nguyên nhân, trách nhiệm của tổ chức và cá nhân có liên quan và xác định mức bồi thường vật chất theo quy định.

– Đối với nợ phải thu không có khả năng thu hồi, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã có trách nhiệm xử lý bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan, số còn lại được xử lý theo thứ tự ưu tiên như sau:

+ Bù đắp bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi.

+ Bù đắp từ nguồn quỹ dự phòng tài chính.

+ Hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong năm. Trường hợp hạch toán vào chi phí kinh doanh mà hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã bị lỗ thì được chuyển lỗ sang năm sau theo quy định của pháp luật về thuế.

Nợ không có khả năng thu hồi sau khi xử lý như trên, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã vẫn phải theo dõi trên tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán và phải tổ chức đôn đốc, thu hồi. Số tiền thu hồi được hạch toán vào thu nhập khác của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

2. Quản lý nợ phải trả

– Nợ phải trả phát sinh do đi vay hoặc phát sinh trong quá trình mua bán vật tư, sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ phải được phân loại theo đối tượng nợ và tính chất nợ, bao gồm: Phải trả các tổ chức tín dụng, phải trả người bán, phải nộp Nhà nước, phải trả thành viên, hợp tác xã thành viên, người lao động và các khoản phải trả, phải nộp khác.

– Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã phải mở sổ chi tiết, đầy đủ các khoản nợ phải trả theo từng chủ nợ, nội dung khoản vay, thời hạn vay và từng lần thanh toán.

– Thanh toán các khoản nợ phải trả theo đúng thời hạn đã cam kết. Thường xuyên xem xét, đánh giá, phân tích khả năng thanh toán nợ, phát hiện sớm tình hình khó khăn trong thanh toán nợ để có giải pháp khắc phục kịp thời không để phát sinh các khoản nợ quá hạn. Các khoản nợ phải trả mà không phải trả, không có đối tượng để trả thì hạch toán vào thu nhập.

3. Quản lý, theo dõi tạm ứng và thanh toán tạm ứng

– Tạm ứng là khoản tiền mà hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã ứng trước cho cán bộ, thành viên để thực hiện các nhiệm vụ đã được phê duyệt.

– Việc theo dõi hạch toán tạm ứng được thực hiện theo các quy định sau:

+ Người nhận tạm ứng phải là cán bộ hoặc thành viên trong hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

+ Giấy đề nghị tạm ứng phải ghi rõ họ tên địa chỉ (đơn vị, bộ phận) và số tiền đề nghị tạm ứng, lý do tạm ứng, mục đích sử dụng tiền tạm ứng, thời gian thanh toán ghi rõ ngày hoàn lại số tiền đã tạm ứng và phải được người có thẩm quyền theo phân cấp tại điều lệ, quy chế quản lý tài chính ký duyệt. Kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho thủ quỹ xuất quỹ.

+ Tiền tạm ứng được thanh toán ngay sau khi hoàn thành công việc. Nếu việc thanh toán chậm quá ngày quy định ghi trên giấy tạm ứng thì người ứng tiền và kế toán theo dõi tạm ứng phải chịu trách nhiệm theo quy chế quản lý tài chính, kế toán của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

+ Người nhận tạm ứng phải sử dụng tiền đúng nội dung ghi trên giấy tạm ứng, thanh toán đúng hạn và có đầy đủ các chứng từ gốc. Người nhận tạm ứng chưa thanh toán số tiền tạm ứng lần trước thì không được tạm ứng tiếp lần sau.

+ Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã mở sổ theo dõi tạm ứng chi tiết đến từng đối tượng, từng lần tạm ứng và thanh toán tạm ứng.

4. Quản lý các khoản thuế phải nộp và các nghĩa vụ tài chính với Nhà nước

Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thực hiện đầy đủ các quy định pháp luật về thuế. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo dõi số phải nộp, số đã nộp, số còn phải nộp chi tiết từng khoản thuế và các nghĩa vụ tài chính với Nhà nước.

5. Quản lý thanh toán với thành viên và người lao động

– Thanh toán với thành viên và người lao động trong hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã gồm: Các khoản tiền công, tiền lãi, các khoản khác mà hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã phải trả.

– Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã phải mở sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng, từng khoản tiền phải trả. Những khoản trả công bằng sản phẩm phải mở sổ chi tiết theo dõi số lượng, đơn giá và số tiền phải trả; đồng thời hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã phải mở sổ thanh toán với thành viên để thực hiện việc công khai tài chính và thực hiện quy chế dân chủ đối với thành viên, không được thanh toán qua các đội, tổ.