Các hình thức tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông của công ty cổ phần theo quy định pháp luật

Công ty cổ phần có thể tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông dưới các hình thức nào theo quy định? Công ty đại chúng có phải quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại trong công tác tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông không?

1. Công ty cổ phần có thể tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông dưới các hình thức nào theo quy định?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020 thực hiện quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông:

Thực hiện quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông

1. Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp hoặc dự họp thông qua một trong các hình thức quy định tại khoản 3 Điều này.

2. Việc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản. Văn bản ủy quyền được lập theo quy định của pháp luật về dân sự và phải nêu rõ tên cá nhân, tổ chức được ủy quyền và số lượng cổ phần được ủy quyền. Cá nhân, tổ chức được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp.

3. Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:

a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

b) Ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;

c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;

d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử;

đ) Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.

Đồng thời, dựa trên thực tế hiện nay thì cuộc họp đại hội đồng cổ đông có thể được công ty tổ chức theo hình thức trực tiếp, trực tuyến hoặc trực tiếp kết hợp trực tuyến.

Tuy nhiên, việc tổ chức cuộc họp cuộc họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến hiện nay vẫn chưa có hành lang pháp lý rõ ràng (ngoài việc quy định cổ đông có quyền tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến tại Khoản 3 Điều 114 Luật Doanh nghiệp 2020).

Do đó, việc tổ chức cuộc họp cuộc họp đại hội đồng cổ đông trên thực tế vẫn phụ thuộc vào từng công ty.

2. Công ty đại chúng có phải quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại trong công tác tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông không?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 41 Luật Chứng khoán 2019 về nội dung quản trị công ty áp dụng đối với công ty đại chúng:

Nội dung quản trị công ty áp dụng đối với công ty đại chúng

…

2. Việc triệu tập, tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông tuân thủ các quy định sau đây:

a) Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải tuân thủ đầy đủ trình tự, thủ tục về triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty và Quy chế nội bộ về quản trị công ty; bố trí địa điểm, thời gian hợp lý để các cổ đông tham dự họp Đại hội đồng cổ đông;

b) Công ty đại chúng quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thông qua họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty;

c) Công ty đại chúng phải mời đại diện tổ chức kiểm toán được chấp thuận thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính năm của công ty dự họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp Báo cáo kiểm toán báo cáo tài chính năm của công ty có các khoản ngoại trừ trọng yếu;

d) Tuân thủ các quy định khác của pháp luật và Điều lệ công ty.

Như vậy, công ty đại chúng quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thông qua họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.

3. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên phải được tổ chức trong thời hạn nào?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020 về cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Theo đó, Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Lưu ý: Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần.

Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường.

Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.