Người sử dụng lao động giữ bản chính văn bằng, chứng chỉ của người lao động có vi phạm pháp luật không?

Trả lời ngắn gọn: Có, vi phạm pháp luật. Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động. Hành vi này bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với cá nhân vi phạm; tổ chức vi phạm bị phạt gấp 02 lần, tức từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng, theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Cơ sở pháp lý

• Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14): Điều 13 (hợp đồng lao động), Điều 17 (những hành vi người sử dụng lao động không được làm);
• Nghị định 12/2022/NĐ-CP: khoản 2 Điều 9 (mức phạt đối với hành vi giữ bản chính giấy tờ), Điều 6 (nguyên tắc áp dụng mức phạt đối với tổ chức gấp 02 lần cá nhân).

Giữ bản chính văn bằng, chứng chỉ của người lao động có vi phạm không?

Có. Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 quy định những hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động, trong đó có:

1. Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động;
2. Yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động;
3. Buộc người lao động thực hiện hợp đồng lao động để trả nợ cho người sử dụng lao động.

Như vậy, việc công ty yêu cầu người lao động nộp bản chính bằng đại học, chứng chỉ hành nghề (hoặc giữ lại sau khi tuyển dụng) là hành vi bị pháp luật nghiêm cấm, không phụ thuộc vào việc người lao động có “tự nguyện” giao nộp hay không.

Mức xử phạt cụ thể

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có hành vi giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng.

Theo Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt tiền quy định tại Chương II của Nghị định này là mức phạt đối với cá nhân; mức phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Hành vi giữ bản chính giấy tờ thuộc Chương II, do đó:

• Cá nhân sử dụng lao động vi phạm: phạt từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng;
• Công ty (tổ chức) vi phạm: phạt từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

Ngoài phạt tiền, người sử dụng lao động còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả: buộc trả lại bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ đã giữ của người lao động.

Người lao động nên làm gì khi bị giữ bản chính giấy tờ?

1. Yêu cầu trả lại bằng văn bản: gửi yêu cầu (email, công văn) cho công ty, nêu rõ căn cứ Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 và đề nghị trả lại trong thời hạn cụ thể;
2. Khiếu nại: nếu công ty không trả, khiếu nại đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động hoặc Thanh tra lao động để được xử lý;
3. Tố cáo hành vi vi phạm hành chính để cơ quan có thẩm quyền xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP;
4. Khởi kiện tại Tòa án để yêu cầu trả lại giấy tờ và bồi thường thiệt hại (nếu có).

Lưu ý: người lao động vẫn có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không cần báo trước trong một số trường hợp luật định, nhưng riêng việc bị giữ giấy tờ không đương nhiên thuộc các trường hợp này — cần đánh giá cụ thể từng vụ việc.

Người sử dụng lao động được làm gì thay thế?

Thay vì giữ bản chính, công ty có thể:

• Yêu cầu người lao động xuất trình bản chính để đối chiếu, chỉ lưu bản sao (có chứng thực hoặc đối chiếu) trong hồ sơ nhân sự;
• Xác minh văn bằng, chứng chỉ qua cơ sở đào tạo cấp bằng khi có nghi ngờ tính xác thực;
• Thỏa thuận các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng hợp pháp khác (ví dụ: thỏa thuận đào tạo, bồi hoàn chi phí đào tạo theo đúng quy định).

Câu hỏi thường gặp

Công ty giữ bản chính bằng đại học của nhân viên bị phạt bao nhiêu?

Công ty (tổ chức) bị phạt tiền từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng theo khoản 2 Điều 9 và Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, đồng thời bị buộc trả lại bản chính giấy tờ cho người lao động.

Người lao động tự nguyện đưa bản chính cho công ty giữ có vi phạm không?

Có. Đây là hành vi bị nghiêm cấm tuyệt đối khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động; sự “tự nguyện” của người lao động không làm cho hành vi trở nên hợp pháp.

Công ty chỉ giữ bản sao có chứng thực thì có sao không?

Không vi phạm. Pháp luật chỉ cấm giữ bản chính; việc lưu bản sao (đối chiếu với bản chính) trong hồ sơ nhân sự là bình thường.

Lưu ý khi áp dụng quy định pháp luật hiện hành

Nội dung bài viết thuộc nhóm kiến thức lao động và được trình bày theo hướng tham khảo, giúp người đọc hiểu vấn đề pháp lý ở mức tổng quan. Quy định pháp luật có thể thay đổi theo thời điểm và tình huống cụ thể của từng vụ việc. Trường hợp cần xác định chính xác quyền và cách xử lý cho vụ việc của mình, Quý khách nên liên hệ luật sư của ANT Legal qua số 0966.475.966 để được kiểm tra và tư vấn trước khi thực hiện.

Rủi ro thường gặp cần lưu ý

• Tính sai mức phạt đối với tổ chức (40–50 triệu đồng, không phải 40–80 triệu đồng).
• Nhầm lẫn giữa giữ bản chính (bị cấm) và lưu bản sao đối chiếu (được phép).
• Không yêu cầu trả lại bằng văn bản, thiếu chứng cứ khi khiếu nại.

ANT Legal có thể hỗ trợ gì?

ANT Legal hỗ trợ người lao động đòi lại giấy tờ bị giữ trái pháp luật, soạn thảo văn bản yêu cầu, đơn khiếu nại/tố cáo và đại diện làm việc với cơ quan có thẩm quyền; đồng thời tư vấn cho doanh nghiệp xây dựng quy trình nhân sự tuân thủ pháp luật lao động. Để được tư vấn nhanh, Quý khách có thể liên hệ luật sư qua số 0966.475.966.

Bài viết liên quan

• Người lao động cần làm gì khi công ty không trả lương
• Có được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người đang mang thai và người đang nghỉ thai sản?
• Hỏi đáp về luật lao động số (03)
• Người lao động có được làm hai công ty cùng một lúc không?
• Đi nghĩa vụ quân sự về có được công ty nhận lại làm việc như cũ không?