股份公司的董事会会议记录是否需要保存在公司总部？

2020 年企业法第 158 条第 4 条 规定了股份公司董事会会议记录。 如下：

董事会会议记录

…

3.董事长、会议记录人和签字人必须对董事会会议记录内容的真实性、准确性负责。

4．董事会会议记录及会议使用的文件必须保存在公司总部。

5．越南语和外语的会议记录具有同等法律效力。如果越南语和外语会议记录的内容有差异，则以越南语会议记录内容为准。

因此，根据规定，股份公司董事会会议记录及会议使用的文件必须保存在公司总部。

董事会是否需要指定一名公司秘书来记录会议记录？

《2020 年企业法》第 156 条第 5 款 记录会议纪要 如下：

董事长

…

4。董事长缺席或者不能履行职责时，必须书面授权其他董事按照公司章程规定的原则行使董事长的权利和义务。无授权人或者董事长死亡、失踪、被拘留、正在服刑、正在强制戒毒所、义务教育机构执行行政措施、逃离居住地、限制或者丧失民事行为能力、认知能力、行为控制有困难、被法院禁止担任某些职务、从事某些职业或者从事某些工作的，其余成员应当从成员中选举一名成员。根据剩余成员多数同意的原则担任董事长职务，直至董事会做出新的决定。

5．董事会认为必要时，决定聘任一名公司秘书。公司秘书具有以下权利和义务：

a) 支持组织召开股东大会和董事会会议；记录会议记录；

b) 支持董事会成员行使指定的权利和义务；

c) 支持董事会运用和实施公司治理原则；

d) 支持公司建立股东关系，保护股东的合法权益；遵守提供信息、公布信息和行政程序的义务；

dd) 公司章程规定的其他权利和义务。

因此，董事会认为必要时可以决定任命一名公司秘书。

公司秘书除记录会议记录外，还享有上述权利和义务。

因此，董事会无需任命公司秘书来记录会议记录。

董事长在什么情况下召集董事会会议？

2020年企业法第一百五十七条第三款对董事会会议的召开规定如下：

董事会会议

2。董事会每季度至少召开一次会议，并可召开临时会议。

3．有下列情形之一的，由董事长召集董事会会议：

a) 应监事会或董事会独立成员的要求；

b) 应董事或总经理或至少 05 名其他经理的要求；

c) 应至少 02 名董事会成员的要求；

d) 公共章程规定的其他情况公司规定。

4。本条第三款规定的请求必须以书面形式提出，明确说明目的、董事会职权范围内拟讨论决定的事项。

5．董事长应当自收到本条第三款规定的请求之日起七个工作日内召集董事会会议。未按要求召开董事会会议的，董事长应当对给公司造成的损失承担责任；请求人有权代替董事长召集董事会会议。

因此，根据规定，下列情况，董事长应当召集董事会会议：

– 监事会或董事会独立成员提出要求；

– 总监或总经理或至少 05 位其他经理提出要求；

– 至少 02 名董事会成员提出要求；

– 公司章程规定的其他情况。