Hồ sơ và thủ tục thay đổi người đại diện chi nhánh

5/5 - (2 lượt đánh giá)

Trả lời ngắn gọn: Khi thay đổi người đứng đầu chi nhánh, doanh nghiệp phải thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh. Hồ sơ gồm: thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh theo mẫu hiện hành; bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu mới; quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên về việc thay đổi. Thời hạn giải quyết hồ sơ hợp lệ là 03 ngày làm việc. Sau thay đổi, doanh nghiệp cần cập nhật ủy quyền, chữ ký tại ngân hàng và thông báo cho đối tác của chi nhánh. Căn cứ: Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi bởi Luật số 76/2025/QH15); Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Cơ sở pháp lý

Luật Doanh nghiệp 2020, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 — Điều 44, 45 (chi nhánh, đăng ký hoạt động chi nhánh);
Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp — hồ sơ, thủ tục đăng ký thay đổi người đứng đầu chi nhánh (mẫu biểu hiện hành, không còn áp dụng mẫu cũ).

Khi nào phải làm thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh?

Doanh nghiệp bổ nhiệm người mới thay thế người đứng đầu chi nhánh hiện tại;
Người đứng đầu chi nhánh từ chức, nghỉ việc;
Người đứng đầu chết, mất tích, bị hạn chế/mất năng lực hành vi dân sự;
Doanh nghiệp cơ cấu lại nhân sự quản lý chi nhánh.

Hồ sơ thay đổi người đứng đầu chi nhánh

Thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh theo mẫu hiện hành ban hành kèm Nghị định 168/2025/NĐ-CP (lưu ý: không sử dụng mẫu cũ);
Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh mới (thẻ căn cước/hộ chiếu);
Quyết định của chủ sở hữu công ty / Hội đồng thành viên / Chủ tịch công ty về việc thay đổi người đứng đầu chi nhánh (tùy loại hình doanh nghiệp);
Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người nộp không phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).

Trình tự thực hiện

Bước 1. Ra quyết định thay đổi

Người có thẩm quyền của doanh nghiệp ra quyết định miễn nhiệm người cũ, bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh mới; xác định phạm vi ủy quyền cho người mới.

Bước 2. Nộp hồ sơ

Nộp 01 bộ hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh (không phải nơi đặt trụ sở chính) — trực tiếp hoặc trực tuyến.

Bước 3. Nhận kết quả

Thời hạn giải quyết 03 ngày làm việc đối với hồ sơ hợp lệ; nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh cập nhật người đứng đầu mới.

Bước 4. Cập nhật sau thay đổi

Cập nhật ủy quyền, chữ ký của người đứng đầu mới tại ngân hàng nơi chi nhánh mở tài khoản;
Bàn giao con dấu chi nhánh (nếu có), hồ sơ, tài liệu giữa người cũ và người mới — lập biên bản bàn giao;
Thông báo cho đối tác, khách hàng của chi nhánh về người đứng đầu mới.

Lưu ý về thẩm quyền của người đứng đầu chi nhánh

Người đứng đầu chi nhánh hoạt động theo ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp — không phải người đại diện theo pháp luật;
Mọi nghĩa vụ, trách nhiệm pháp lý của chi nhánh do doanh nghiệp chịu;
Khi người đứng đầu cũ không hợp tác bàn giao, doanh nghiệp vẫn thực hiện thủ tục thay đổi theo quyết định của mình; có thể yêu cầu cơ quan có thẩm quyền hỗ trợ thu hồi con dấu, tài liệu.

Câu hỏi thường gặp

Người đứng đầu chi nhánh có phải là người đại diện theo pháp luật không?

Không. Người đứng đầu chi nhánh chỉ là người được ủy quyền điều hành chi nhánh; người đại diện theo pháp luật là của doanh nghiệp (công ty mẹ).

Chưa kịp làm thủ tục thì người mới có được ký hợp đồng không?

Về nội bộ, người mới đã có thẩm quyền từ khi quyết định bổ nhiệm có hiệu lực. Tuy nhiên, để giao dịch với ngân hàng, cơ quan nhà nước thuận lợi, nên hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi.

Thay đổi người đứng đầu chi nhánh khác tỉnh có phải chốt thuế không?

Không. Thay đổi người đứng đầu chi nhánh không làm phát sinh thủ tục chốt thuế; chỉ thực hiện thủ tục thông báo thay đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh.

Lưu ý khi áp dụng quy định pháp luật hiện hành

Biểu mẫu thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP — các mẫu cũ (ban hành kèm Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT) đã hết hiệu lực, nộp mẫu cũ sẽ bị trả hồ sơ. Liên hệ luật sư của ANT Legal qua số 0966.475.966 để được hỗ trợ thủ tục.

Rủi ro thường gặp cần lưu ý

Sử dụng mẫu thông báo cũ — hồ sơ bị trả lại;
Nộp hồ sơ nhầm nơi (nơi đặt trụ sở chính thay vì nơi đặt chi nhánh);
Không cập nhật chữ ký, ủy quyền tại ngân hàng — giao dịch của chi nhánh bị ách tắc;
Không lập biên bản bàn giao con dấu, hồ sơ giữa người cũ và người mới.

ANT Legal có thể hỗ trợ gì?

ANT Legal soạn thảo hồ sơ, thực hiện thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh; tư vấn phân định thẩm quyền, bàn giao và cập nhật thông tin sau thay đổi. Để được tư vấn nhanh, Quý khách có thể liên hệ luật sư qua số 0966.475.966.

TỔNG QUAN KIẾN THỨC