Chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của chủ doanh nghiệp tư nhân có được khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp?

Nhiều chủ doanh nghiệp tư nhân có thói quen dùng tài khoản ngân hàng cá nhân để chi trả các khoản chi phí của doanh nghiệp, rồi băn khoăn: khoản chi đó có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không? Câu trả lời phụ thuộc vào việc khoản chi có đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Luật Thuế TNDN 2025 (số 67/2025/QH15) và Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành hay không — chứ không phụ thuộc vào việc tiền được chuyển từ tài khoản nào.

Ba điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo khung pháp luật hiện hành, một khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đồng thời đáp ứng ba điều kiện:

1. Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là điều kiện tiên quyết. Khoản chi phải phục vụ hoạt động kinh doanh của chính doanh nghiệp, có thể chứng minh bằng hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận và mục đích sử dụng thực tế.

2. Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định. Tùy tính chất khoản chi mà cần hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, chứng từ khấu trừ thuế TNCN, bảng lương có chữ ký, hoặc các chứng từ hợp lệ khác.

3. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Đây là điểm mới đáng chú ý: Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định ngưỡng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là từ 05 triệu đồng trở lên cho từng lần chi (thay cho ngưỡng 20 triệu đồng của khung pháp luật cũ). Khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên mà thanh toán bằng tiền mặt sẽ không được trừ.

Chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp tư nhân thì sao?

Doanh nghiệp tư nhân do một cá nhân làm chủ, chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Về mặt pháp lý, tài sản của doanh nghiệp tư nhân và tài sản của chủ doanh nghiệp không tách bạch tuyệt đối như ở công ty TNHH hay công ty cổ phần.

Tuy nhiên, về thuế, cơ quan thuế xem xét bản chất khoản chi, không xem xét hình thức tài khoản chuyển tiền. Do đó:

– Nếu khoản chi thực tế phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với khoản từ 05 triệu đồng trở lên), thì khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN, kể cả khi được chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp.

– Ngược lại, nếu khoản chi mang tính cá nhân, không liên quan đến hoạt động kinh doanh, hoặc thiếu hóa đơn, chứng từ, hoặc thanh toán tiền mặt đối với khoản từ 05 triệu đồng trở lên, thì không được trừ — dù tiền được chuyển từ tài khoản mang tên doanh nghiệp.

Rủi ro khi dùng tài khoản cá nhân chi trả cho doanh nghiệp

Mặc dù pháp luật không cấm tuyệt đối, việc dùng tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp để chi trả chi phí kinh doanh tiềm ẩn nhiều rủi ro:

1. Khó chứng minh tính liên quan đến hoạt động kinh doanh. Khi quyết toán thuế, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình từng khoản chi từ tài khoản cá nhân; nếu không chứng minh được, khoản chi bị loại.

2. Lẫn lộn chi tiêu cá nhân và chi phí doanh nghiệp. Các khoản chi cá nhân (sinh hoạt gia đình, tiêu dùng riêng) rất dễ bị nhầm lẫn, dẫn đến rủi ro bị ấn định thuế.

3. Khó khăn trong quản trị và kiểm soát nội bộ. Doanh nghiệp không theo dõi được dòng tiền chính xác, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và khả năng vay vốn ngân hàng.

Vì vậy, doanh nghiệp tư nhân nên mở và sử dụng tài khoản ngân hàng mang tên doanh nghiệp cho mọi giao dịch kinh doanh, chỉ dùng tài khoản cá nhân trong trường hợp thật sự cần thiết và lưu giữ đầy đủ chứng từ chứng minh.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi quyết toán?

Để bảo vệ chi phí được trừ, doanh nghiệp tư nhân nên: (1) tách bạch tài khoản doanh nghiệp và tài khoản cá nhân; (2) lưu đầy đủ hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho từng khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên; (3) lập bảng kê chi tiết các khoản chi kèm mục đích sử dụng; (4) đối với khoản chi đã lỡ thanh toán từ tài khoản cá nhân, thu thập bổ sung chứng từ chứng minh tính liên quan đến hoạt động kinh doanh trước kỳ quyết toán.

Quý khách cần rà soát chi phí được trừ, chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế TNDN hoặc giải trình với cơ quan thuế? Vui lòng liên hệ luật sư của ANT Legal qua Hotline/Zalo 0966.475.966 để được tư vấn cụ thể theo từng hồ sơ.