English
中文Trả lời ngắn gọn: Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán của doanh nghiệp là ít nhất 05 năm (chứng từ dùng cho quản lý, điều hành; chứng từ không dùng trực tiếp để ghi sổ), ít nhất 10 năm (chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán, báo cáo tài chính năm) và vĩnh viễn (tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng) — theo khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 56/2024/QH15).
Cơ sở pháp lý
- Luật Kế toán 2015 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 56/2024/QH15);
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán.
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán của doanh nghiệp
| Loại tài liệu | Thời hạn lưu trữ tối thiểu |
|---|---|
| Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính | 05 năm |
| Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác) | 10 năm |
| Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng | Vĩnh viễn |
Những tài liệu kế toán nào phải lưu trữ vĩnh viễn?
Theo Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP:
Dịch vụ liên quan
Tư vấn pháp lý doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp cần rà soát cơ cấu quản trị, thẩm quyền người quản lý, nghị quyết, điều lệ hoặc rủi ro tranh chấp nội bộ, ANT Legal có thể hỗ trợ đánh giá hồ sơ và đề xuất hướng xử lý phù hợp.
- Đối với hoạt động kinh doanh: các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu;
- Đối với lĩnh vực kế toán nhà nước: Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn; Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Lưu ý: thời hạn lưu trữ vĩnh viễn được hiểu là lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.
Tài liệu kế toán được lưu trữ ở đâu?
Theo Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP:
- Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó; đơn vị kế toán phải bảo đảm đầy đủ thiết bị bảo quản và an toàn trong quá trình lưu trữ. Nếu không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ, đơn vị có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ theo hợp đồng;
- Tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam. Khi kết thúc hoạt động tại Việt Nam, người đại diện theo pháp luật quyết định nơi lưu trữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
- Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động (gồm tài liệu của các kỳ kế toán năm còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động) được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền;
- Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng lưu trữ theo quy định của pháp luật liên quan.
Câu hỏi thường gặp
Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử có giá trị như bản giấy không?
Có, nếu chứng từ điện tử đáp ứng đầy đủ điều kiện về tính toàn vẹn, khả năng truy cập và định dạng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và kế toán.
Hủy chứng từ kế toán trước thời hạn có bị xử phạt không?
Có. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán không đúng thời hạn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán; mức phạt cụ thể tùy hành vi và cần đối chiếu quy định hiện hành.
Trường hợp cần rà soát chế độ lưu trữ chứng từ của doanh nghiệp mình cho đúng quy định, Quý khách nên liên hệ luật sư của ANT Legal để được kiểm tra và tư vấn trước khi thực hiện.
