TỔNG QUAN KIẾN THỨC

Thủ tục đăng ký sử dụng và lưu hành chứng từ khấu trừ tự in theo quy định pháp luật

5/5 - (3 lượt đánh giá)

Trả lời ngắn gọn: Kể từ ngày 01/6/2025, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế TNCN trước khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải thực hiện đăng ký sử dụng qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế (hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử) theo Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Khung Thông tư 37/2010/TT-BTC về chứng từ khấu trừ tự in không còn phù hợp — hiện nay áp dụng chứng từ điện tử có chữ ký số, không còn lập luận về việc đóng dấu đỏ trên chứng từ giấy.

Khung pháp lý hiện hành

  • Nghị định 123/2020/NĐ-CP — quy định về hóa đơn, chứng từ (Điều 30–34 về chứng từ điện tử);
  • Nghị định 70/2025/NĐ-CP — sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020 (có hiệu lực từ 01/6/2025 đối với nội dung đăng ký chứng từ điện tử);
  • Luật Quản lý thuế 2025 — khung chung về chứng từ thuế.

Thủ tục đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

  1. Đối tượng đăng ký: tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế TNCN; tổ chức khấu trừ thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số; tổ chức thu thuế, phí, lệ phí;
  2. Nơi đăng ký: Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế (Tổng cục Thuế), Tổng cục Hải quan hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử;
  3. Nội dung đăng ký: theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định);
  4. Tiếp nhận: Cổng thông tin điện tử gửi thông báo tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-TNĐT (Phụ lục IB).

Lưu hành, sử dụng chứng từ

  • Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được ký bằng chữ ký số, không sử dụng con dấu đỏ như chứng từ giấy trước đây;
  • Thời điểm lập chứng từ: tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN (Điều 31 Nghị định 123/2020);
  • Chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in không còn được cấp mới từ 01/7/2022; số chứng từ còn tồn đã thông báo phát hành trước đó được tiếp tục sử dụng cho đến khi chuyển sang chứng từ điện tử.

Lưu ý quan trọng

  • Mọi lập luận dựa trên Thông tư 37/2010/TT-BTC (chứng từ tự in, đóng dấu) đều lỗi thời — cần chuyển sang quy trình chứng từ điện tử;
  • Tổ chức chi trả thu nhập cần chuẩn bị hệ thống phần mềm, chữ ký số đáp ứng định dạng chứng từ điện tử theo quy định.

Bài viết liên quan

ANT Legal có thể hỗ trợ gì?

ANT Legal tư vấn về tuân thủ thuế TNCN, hóa đơn, chứng từ điện tử và đại diện làm việc với cơ quan thuế. Để được tư vấn cho trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ luật sư qua số 0966.475.966.

ANT Legal