Thay đổi chữ ký của tổng giám đốc doanh nghiệp có phải thông báo cơ quan đăng ký doanh nghiệp không? Doanh nghiệp thay đổi chữ ký của tổng giám đốc không bổ sung trong sổ đăng ký mà vẫn thực hiện ký chứng từ kế toán thì bị phạt bao nhiêu tiền?

1. Thay đổi chữ ký của tổng giám đốc doanh nghiệp có phải thông báo cơ quan đăng ký doanh nghiệp không?

Trường hợp này không có thủ tục cụ thể về thay đổi chữ ký của tổng giám đốc (người đại diện theo pháp luật). Do đó, không cần thiết phải thực hiện thủ tục với cơ quan nhà nước khi phát sinh thay đổi về vấn đề này.

Theo Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC thì chữ ký tổng giám đốc (người đại diện theo pháp luật) phải được thể hiện trong sổ đăng ký, được quyền ký 3 chữ ký.

Lập và ký chứng từ kế toán

…

7. Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

8. Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.

9. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.

Vì vậy, trường hợp này chị chỉ cần kiểm tra lại sổ đăng ký đã có đầy đủ 2 chữ kỹ cũ và mới hay chưa. Nếu có rồi thì đã đảm bảo tính pháp lý. Nếu chưa có thì công ty nên bổ sung vào để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính.

2. Doanh nghiệp thay đổi chữ ký của tổng giám đốc không bổ sung trong sổ đăng ký mà vẫn thực hiện ký chứng từ kế toán thì bị phạt bao nhiêu tiền?

Doanh nghiệp thay đổi chữ ký của tổng giám đốc không bổ sung trong sổ đăng ký mà vẫn thực hiện ký chứng từ kế toán thì có thể bị xử phạt theo điểm d khoản 2 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán

…

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;

b) Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;

c) Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;

d) Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;

đ) Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;

e) Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định;

g) Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng.

…

Và theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP như sau:

Mức phạt tiền trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập

…

2. Mức phạt tiền quy định tại Chương II, Chương III Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 7; Điều 8; Điều 9; Điều 10; Điều 11; Điều 13; Điều 14; Điều 15; Điều 16; Điều 17; Điều 19; khoản 1, khoản 3 Điều 21; Điều 22; Điều 23; Điều 24; Điều 26; Điều 33; Điều 34; khoản 1, khoản 3 Điều 36; khoản 1 Điều 38; khoản 2, khoản 3 Điều 39; khoản 1, khoản 2 Điều 48; khoản 1 Điều 57; khoản 1, khoản 2 Điều 61; Điều 67 là mức phạt tiền đối với cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

…

Theo đó, doanh nghiệp thay đổi chữ ký của tổng giám đốc không bổ sung trong sổ đăng ký mà vẫn thực hiện ký chứng từ kế toán thì bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

3. Thời hiệu xử phạt doanh nghiệp thay đổi chữ ký của tổng giám đốc không bổ sung trong sổ đăng ký mà vẫn thực hiện ký chứng từ kế toán là bao lâu?

Thời hiệu xử phạt doanh nghiệp thay đổi chữ ký của tổng giám đốc không bổ sung trong sổ đăng ký mà vẫn thực hiện ký chứng từ kế toán được quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 41/2018/NĐ-CP như sau:

Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính

1. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán là 2 năm.

2. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kiểm toán độc lập là 1 năm.

…

Theo đó, thời hiệu xử phạt doanh nghiệp thay đổi chữ ký của tổng giám đốc không bổ sung trong sổ đăng ký mà vẫn thực hiện ký chứng từ kế toán là 02 năm.