Thay đổi chữ ký của tổng giám đốc của doanh nghiệp có phải thông báo cơ quan đăng ký doanh nghiệp không?

Câu hỏi: Doanh nghiệp thay đổi chữ ký của Tổng Giám đốc trên các hồ sơ, tài liệu thì cần thực hiện thủ tục gì? Trả lời ngắn: Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật (Tổng Giám đốc) phải được đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; đồng thời doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi mẫu chữ ký của người đại diện mới với ngân hàng, cơ quan thuế và các đối tác, cùng việc đăng ký chữ ký trên các sổ kế toán theo Luật Kế toán 2015.

1. Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật

Khi thay đổi Tổng Giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, công ty phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn luật định. Hồ sơ bao gồm thông báo thay đổi, quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi, Điều lệ sửa đổi (nếu có) và giấy tờ pháp lý của người đại diện mới.

Người đại diện mới chỉ chính thức có tư cách đại diện cho doanh nghiệp trong quan hệ với bên thứ ba kể từ khi việc thay đổi được đăng ký (trừ trường hợp Điều lệ có quy định khác).

2. Đăng ký chữ ký với ngân hàng, cơ quan thuế

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải:

• Đăng ký mẫu chữ ký của Tổng Giám đốc mới với các ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản (thay đổi chủ tài khoản, người được ủy quyền giao dịch);
• Cập nhật thông tin người đại diện, chữ ký số với cơ quan thuế trên hệ thống khai thuế điện tử;
• Thông báo cho đối tác, khách hàng về việc thay đổi người đại diện, mẫu chữ ký để các giao dịch, hợp đồng được ký kết hợp lệ.

3. Chữ ký trên sổ sách, chứng từ kế toán

Theo Luật Kế toán 2015, chữ ký trên chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính phải là chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Khi thay đổi Tổng Giám đốc (người phê duyệt, ký trên chứng từ kế toán), doanh nghiệp phải đăng ký chữ ký mới trong hệ thống kế toán nội bộ, quy định rõ thời điểm hiệu lực của mẫu chữ ký mới và thu hồi giá trị của mẫu chữ ký cũ để tránh bị lợi dụng.

Lưu ý khi áp dụng

Trong giai đoạn chuyển tiếp, các văn bản, hợp đồng do Tổng Giám đốc cũ ký trước thời điểm thay đổi vẫn có hiệu lực nếu được ký đúng thẩm quyền tại thời điểm ký. Doanh nghiệp cần lập biên bản bàn giao con dấu, chữ ký số, tài khoản ngân hàng giữa người đại diện cũ và mới đầy đủ. Trường hợp chậm đăng ký thay đổi, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp.

ANT Legal có thể hỗ trợ gì?

ANT Legal đại diện thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật: chuẩn bị hồ sơ nội bộ (quyết định, biên bản họp), đăng ký thay đổi tại Cơ quan đăng ký kinh doanh; tư vấn cập nhật chữ ký với ngân hàng, thuế; rà soát tính hợp lệ của các giao dịch trong giai đoạn chuyển tiếp. Quý khách có thể liên hệ luật sư ANT Legal để được tư vấn.

Chủ đề liên quan

• Quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật
• Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
• Trách nhiệm của Tổng Giám đốc công ty cổ phần