Lập và ký chứng từ kế toán của doanh nghiệp như thế nào?

Lưu ý cập nhật: Từ ngày 01/01/2026, Thông tư 200/2014/TT-BTC đã hết hiệu lực và được thay thế bởi Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định chế độ kế toán doanh nghiệp. Các quy định về lập, ký và kiểm soát chứng từ kế toán hiện áp dụng theo Điều 10 Thông tư 99/2025/TT-BTC, Điều 16 và Điều 19 Luật Kế toán 2015 (được sửa đổi bởi Luật số 56/2024/QH15, hiệu lực từ 01/01/2025) và Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về nội dung, việc lập, ký và kiểm soát chứng từ kế toán để bảo đảm tính hợp pháp của hồ sơ kế toán, tránh rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính.

1. Nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán

Theo khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán 2015 (được sửa đổi bởi Luật số 56/2024/QH15), chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

• a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
• b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
• c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
• đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
• g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Lưu ý: Luật số 56/2024/QH15 đã bãi bỏ yêu cầu ghi “tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán” (điểm d khoản 1 Điều 16 trước đây). Doanh nghiệp không còn bắt buộc phải thể hiện nội dung này trên chứng từ kế toán.

2. Quy định về lập, ký và kiểm soát chứng từ kế toán

Theo Điều 10 Thông tư 99/2025/TT-BTC:

• 1. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• 2. Việc lập và ký chứng từ kế toán được thực hiện theo quy định của Luật Kế toán, văn bản hướng dẫn Luật kế toán, hướng dẫn tại Thông tư này và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế;
• 3. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán của doanh nghiệp phải phù hợp với quy định của pháp luật, yêu cầu quản lý, quy chế quản trị nội bộ để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp và xác định được trách nhiệm của cá nhân có liên quan;
• 4. Kế toán trưởng (hoặc người được kế toán trưởng ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyền” chức danh của người quản lý, điều hành của doanh nghiệp trên chứng từ kế toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Quy tắc ký chứng từ kế toán

Theo Điều 19 Luật Kế toán 2015 (được sửa đổi, đổi tên thành “Ký và xác nhận chứng từ kế toán” bởi Luật số 56/2024/QH15):

• Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai; không được ký bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ;
• Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;
• Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên;
• Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử; chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

4. Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán (kinh nghiệm thực tiễn)

Nội dung mục này là kinh nghiệm tổ chức thực tiễn, không phải trích dẫn điều luật. Để thực hiện yêu cầu kiểm soát chứng từ kế toán (khoản 3 Điều 10 Thông tư 99/2025/TT-BTC yêu cầu phân cấp ký phù hợp với quy chế quản trị nội bộ), doanh nghiệp thường tổ chức luân chuyển chứng từ theo trình tự: lập (hoặc tiếp nhận) chứng từ → kiểm tra chứng từ → ghi sổ kế toán → lưu trữ.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán, thực tiễn thường tập trung vào các nội dung:

• Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
• Tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán;
• Tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán sau khi kiểm tra đạt yêu cầu mới được sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán; chứng từ chưa đạt yêu cầu cần được bổ sung, hoàn thiện trước khi ghi sổ.

5. Xử phạt vi phạm quy định về chứng từ kế toán

Theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, các hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán — như ký chứng từ kế toán không đúng thẩm quyền, chữ ký không thống nhất, ký bằng mực màu đỏ hoặc mực phai màu, không dịch chứng từ kế toán theo quy định — có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

6. Dịch chứng từ kế toán tiếng nước ngoài

Theo khoản 5 Điều 5 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu quy định tại khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán ra tiếng Việt; bản dịch phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài. Các tài liệu kèm theo chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài (hợp đồng, hồ sơ dự án đầu tư, báo cáo quyết toán…) không bắt buộc phải dịch, trừ khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

ANT Legal có thể hỗ trợ gì?

ANT Legal tư vấn về tuân thủ pháp luật kế toán, thuế; rà soát hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán; và hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các vấn đề phát sinh khi làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán. Để được tư vấn cho trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ luật sư qua số 0966.475.966.

AI Legal Council của ANT Legal rà soát theo quy trình nội bộ 7 bước (đối chiếu pháp luật hiện hành — Thông tư 99/2025/TT-BTC, Luật Kế toán 2015 được sửa đổi bởi Luật 56/2024/QH15, Nghị định 174/2016/NĐ-CP, Nghị định 41/2018/NĐ-CP; Thông tư 200/2014/TT-BTC hết hiệu lực từ 01/01/2026). Đây không phải xác nhận rằng luật sư con người đã duyệt hồ sơ cụ thể của bạn.