Công ty trách nhiệm hữu hạn bị thất lạc Điều lệ Công ty thì có bị xử phạt không?

Điều lệ của Công ty trách nhiệm hữu hạn phải được lưu giữ như thế nào?

Theo quy định tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 về chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp như sau:

“Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.2. Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.”

Tuy nhiên, Thông tư 09/2011/TT-BNV đã hết hiệu lực được thay thế bởi Thông tư 10/2022/TT-BNV, theo mục 3 Phụ lục I kèm theo Thông tư 10/2022/TT-BNV quy định về Tài liệu tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động như sau:

Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của cơ quan, tổ chức; Quy chế làm việc, quy định, hướng dẫn công tác tổ chức của cơ quan, tổ chức có thời hạn bảo quản 20 năm.

Căn cứ theo các quy định pháp luật nêu trên, Điều lệ Công ty trách nhiệm hữu hạn phải được lưu giữ tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty với thời hạn lưu giữ 20 năm chứ không còn thời hạn bảo quản vĩnh viễn như quy định cũ.

Công ty trách nhiệm hữu hạn bị thất lạc Điều lệ Công ty thì có bị xử phạt hay không?

Căn cứ điểm d khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về mức phạt đối với hành vi làm thất lạc Điều lệ Công ty như sau:

“Điều 52. Vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp

…

2. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty;

b) Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông phát hành cổ phiếu;

c) Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;

d) Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.”

Theo đó, hành vi làm thất lạc Điều lệ Công ty thuộc trường hợp không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty nên có thể bị xử phạt theo hình thức phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Ngoài ra, theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 122/2021/NĐ-CP thì mức phạt trên là mức phạt áp dụng đối với tổ chức, mức phạt đối với cá nhân bằng 1/2 mức phạt đối với tổ chức. Đồng nghĩa với việc cá nhân vi phạm sẽ bị phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng.

Hướng giải quyết cho Công ty trách nhiệm hữu hạn bị thất lạc Điều lệ Công ty là gì?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 cũng như tại các Nghị định, Thông tư hướng dẫn, không có hướng dẫn cụ thể cho trường hợp này. Tuy nhiên, nếu Điều lệ công ty đã bị mất thì Chủ sở hữu công ty/Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên nên thống nhất với nhau và ban hành điều lệ mới.

Việc ban hành Điều lệ Công ty mới không phải làm thông báo tới cơ quan đăng ký kinh doanh trừ khi có những sự thay đổi, điều chỉnh trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp như thay đổi loại hình doanh nghiệp, vốn điều lệ, thay đổi người đại diện theo pháp luật thì doanh nghiệp mới tiến hành thực hiện các thủ tục cần thiết tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Nếu trong Điều lệ mới có nội dung thay đổi so với Điều lệ cũ, bạn lưu ý quy định tại khoản 3 Điều 25 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

“Điều 25. Điều lệ công ty

…

3. Điều lệ được sửa đổi, bổ sung phải có họ, tên và chữ ký của những người sau đây:

a) Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh;

b) Chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;

c) Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty cổ phần.”