PHÂN BIỆT DẤU TREO VỚI DẤU GIÁP LAI
| Phân biệt | Dấu treo | Dấu giáp lai |
| Khái niệm | Đóng dấu treo là dùng con dấu của DN đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên DN hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. | Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu DN đóng lên mép phải của các tờ của 01 văn bản sao cho khi ghép tất cả các tờ tạo thành hình con dấu DN. |
| Trường hợp | Dấu treo được đóng khi:– Văn bản bao gồm các phụ lục kèm theo.
– Bản sao của các văn bản do chính DN ban hành. – Người ký văn bản không phải là người đại diện pháp luật của DN hoặc không phải người quản lý DN có thẩm quyền sử dụng con dấu. |
Một văn bản có từ 02 tờ trở lên đều có thể được đóng dấu giáp lai. |
| Mục đích | – Đóng dấu lên văn bản chính hoặc bản sao: Nhằm thừa nhận văn bản này do DN ban hành.– Đóng dấu lên phụ lục: nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính. | – Xác thực văn bản nhiều tờ.– Xác thực thứ tự các tờ.
– Ngăn ngừa việc thay đổi giả mạo nội dung các tờ của văn bản đó. |
| Cách đóng dấu | – Trường hợp đóng dấu trên văn bản chính: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên DN.– Trường hợp đóng dấu trên phụ lục: Dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục. | – Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy song song với nhau.– Đóng vào giữa các mép phải của các tờ, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. |
| Văn bản thường dùng | – Văn bản hành chính, văn bản nội bộ doanh nghiệp.– Hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản, hợp đồng này.
– Các loại hóa đơn, chứng từ kế toán. – Bản sao các văn bản do DN sao y. |
Tất cả các văn bản có từ 02 tờ trở lên. |
| Tính pháp lý | Dấu treo có giá trị tương tự như “công chứng”, “chứng thực”, thừa nhận văn bản này do DN ban hành hoặc khẳng định là một phần của văn bản chính. | Dấu giáp lai giúp xác định các tờ là 01 phần của văn bản, theo 01 thứ tự đặc định |
TÍNH PHÁP LÝ CỦA DẤU TREO VÀ DẤU GIÁP LAI
Theo điểm d khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu giáp lai, dấu treo, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
1.1. Đối với dấu treo
Một số cơ quan đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính.
Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ.
1.2. Đối với dấu giáp lai
Khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu.
Dấu giáp lai được đóng nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản, ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản và không có giá trị pháp lý.
Có thể thấy, điểm chung của dấu treo và dấu giáp lai là đều sử dụng con dấu để đóng vào văn bản được ban hành và không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Giá trị pháp lý của văn bản chỉ được khẳng định bởi con dấu đóng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền.
Việc đóng dấu treo hay dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như nội bộ tổ chức đó.
HƯỚNG DẪN ĐỐNG DẤU CHUẨN
2.1 Cách đóng dấu treo
Dấu treo thường được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
2.1. Cách đóng dấu giáp lai
Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.
Theo điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020, dấu giáp lai phải đóng vào mép phải của văn bản hoặc phụ lục, trùm lên một phần các tờ giấy với mỗi dấu đóng không quá 05 tờ.
Việc đóng dấu giáp lai có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nhất là khi các bên tham gia hợp đồng phát sinh tranh chấp.
Hiện chưa có quy định cụ thể nào liệt kê các loại văn bản phải đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, các văn bản đóng dấu giáp lai thường nhằm mục đích:
– Tránh thay đổi tài liệu được trình hoặc được nộp khi giao kết hợp đồng hoặc làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan nhà nước.
– Bảo đảm tính khách quan của tài liệu, tránh văn bản bị thay thế hoặc bị làm sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó.
2.3. Cách đóng dấu chữ ký
Dấu chữ ký là con dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
Căn cứ Điều 33 Nghị định 30 năm 2020, cách đóng dấu chữ ký chuẩn như sau:
– Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
– Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định./.
